Vorkassen verarbeiten

Vorkassen können auf zwei typischen Wegen verarbeitet werden:

1. Im System wird eine Bestellung angelegt. Dem Kunden wird entweder die Bestellnummer mitgeteilt oder es wird in der Bestellung eine externe Vorkassen-ID hinterlegt, zum Beispiel aus einem Webshop oder von einem Zahlungsanbieter.

2. Die weitere Verarbeitung hängt von der Art der Zahlungserfassung ab:

   • Die Zahlung wird über das Banking-Modul erfasst. Die Bestellung wird über die Bestellnummer oder über die Vorkassen-ID gesucht.

     In diesem Fall wird automatisch eine Rechnung erzeugt, die sich zunächst im Status „in Bearbeitung“ befindet und über die Auftragsliste verfügbar ist.

     Falls der Rechnungsbetrag noch nicht vollständig ausgeglichen ist, erscheint die Rechnung in der Auftragsliste unter „Vorkassen Teilzahlungen“.

   • Die Zahlung wird manuell erfasst. In diesem Fall muss die Bestellung zunächst in eine Rechnung umgewandelt werden. Erst danach kann die Zahlung direkt in der Rechnung eingetragen werden.

     Solange sich die Rechnung im Status „in Bearbeitung“ befindet, wird sie in der Auftragsliste unter „Vorkassen …“ angezeigt.

3. Die Rechnung wird anschließend fachlich weiterbearbeitet.

Rechnungen aus diesen beiden Wegen finden Sie in der Auftragsliste unter „Vorkassen Teilzahlung“ beziehungsweise „Vorkassen abgeschlossen“. Von dort aus kann die Rechnung weiterbearbeitet oder ausgedruckt werden.