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WWS MaX Handbuch

Leitfaden: XRechnung/ZUGFeRD

Dieser Leitfaden beschreibt, wie Rechnungen aus WWS MaX im Format XRechnung / ZUGFeRD (CII) erzeugt werden und welche Stammdaten dafür zwingend bzw. sinnvoll sind. Die Reihenfolge ist praxisorientiert: erst Systemvoraussetzungen, dann Stammdaten, danach fachliche Regeln zu Steuern, Referenzen und Einheiten und zum Schluss Sonderfälle.

Systemvoraussetzungen

Section titled “Systemvoraussetzungen”
  • WWS MaX Version: ≥ 25.9.3

Schritt für Schritt

Section titled “Schritt für Schritt”

Sofern nicht anders angegeben sind alle nachfolgenden Felder Pflichtfelder . Die Feldbezeichnungen BT-xx entsprechen den XRechnung-Feldbezeichnungen.

  1. Zweigstelle einrichten

    Falls noch nicht erfolgt, muss mindestens eine Zweigstelle BG-5 (Seller postal address) in den Adressdaten erstellt werden. Dies erfolgt durch Erstellen einer neuen Adresse mit dem Typ Zweigstelle.

    Falls bereits eine Zweigstelle existiert, prüfen Sie bitte, ob alle erforderlichen Daten hinterlegt sind.

    Erforderliche Daten:

    • Vollständige Anschrift mit

      • Straße BT-35
      • PLZ BT-36
      • Ort BT-37
      • Land BT-38
      • USt‑IdNr. BT-31

    • Eintragung im Feld Verkäufer / Lieferant

      • E-Mail BT-41
      • Telefonnummer BT-42

    • Elektronische Adresse

      Als Mindestanforderung genügt die Angabe einer gültigen E‑Mail-Adresse im Feld E‑Mail für Rechnung BT-34. Diese wird dann automatisch mit dem ElectronicAddressSchemeIdentifier BT-34-1 = EM verwendet.

      oder

      Alternativ kann eine Leitweg-ID, GLN oder DUNS im Feld ElectronicAddress BT-34 in den erweiterten Eigenschaften hinterlegt werden. In diesem Fall muss zusätzlich das zugehörige Schema im Feld ElectronicAddressSchemeIdentifier BT-34-1 angegeben werden.

    • Eigene Bankverbindung eintragen Empfohlen

      • IBAN BT-84
      • Kontoinhaber BT-83
      • BIC BT-85
      • Optional Falls SEPA‑Lastschrift genutzt wird eigene Gläubiger‑ID im Feld Mandatsreferenz BT-90 eintragen.

    • Rechtliche Informationen zur Rechnung hinterlegen. Rechtliche Vorgaben beachten

      Beispielsweise wie Handelsregister, Rechtsform, Sitz, Kapital usw. z. B. Rechtsform: GmbH; HRB 12345, AG Stuttgart; Sitz: Stuttgart; Grundkapital 25.000 EUR in den erweiterten Eigenschaften im Feld Rechtliche Informationen (BT-33) eintragen. Diese Angaben werden in der XRechnung im Feld BT-33 (Seller additional legal information) übergeben.

    • Speichern Sie die Zweigstelle und wählen Sie sie anschließend unter Hauptmenü > Systemeinstellungen > Allgemein > Globale Einstellungen > Auftrag > Zweigstelle als Grundeinstellung für neue Aufträge aus.

  2. Verkäufer einstellen

    Für alle Verkäufer in den Adressdaten im Feld Verkäufer / Lieferant eine gültige E‑Mail und Telefonnummer in den entsprechenden Feldern hinterlegen.

    Auch dies ist eine Pflichtangabe für die XRechnung. Fehlen diese Angaben, wird die Rechnung nicht erzeugt.

  3. Ländereinstellungen vervollständigen

    Pflege unter Hauptmenü > Stammdaten > Allgemein > Länder

    • Länderkürzel müssen ISO 3166‑1 Alpha‑2 entsprechen, z. B. DE, AT, CH.

    • Die Einstellung der Steuerdaten erfolgt über Rechtsklick > Umsatzsteuer bearbeiten auf dem jeweiligen Land.

      • Kontrollkästchen Ist Umsatzsteuerpflichtig prüfen und ggf. aktivieren

      • Umsatzsteuerkategorie (Code) BT-118 (TaxCategoryCode) angeben.

        • Für Deutschland z. B. S (Standardsatz der Umsatzsteuer)
        • Für EU z. B. K (Steuerbefreit, innergemeinschaftliche Lieferung)
        • AE (Reverse Charge)
        • G (Ausfuhrlieferung - Steuerbefreit)

        Eine Übersicht der Codes finden Sie in der Codeliste.

      • Die folgenden Felder können in Abhängigkeit von der gewählten Umsatzsteuerkategorie erforderlich sein:

        • TaxExemptionReasonCode BT-121 siehe Codeliste.

          und / oder

        • TaxExemptionReason BT-120

          Textfeld , z. B. Steuerfrei nach § 4 Nr. 14 UStG oder Reverse Charge nach § 13b UStG.

  4. Warengruppen & Artikelsteuerlogik

    Nur für Warengruppen ohne MwSt.

    Bei Warengruppen ohne MwSt. (0 %) müssen zusätzlich TaxCategory BT-95, TaxExemptionReasonCode BT-120 und TaxExemptionReason BT-121 gepflegt werden.

    Die einstellung hierzu erfolgt unter Hauptmenü > Stammdaten > Allgemein > Warengruppen über das Kontextmenü der jeweiligen Warengruppe. (Kontextmenü > Umsatzsteuer bearbeiten).

    Siehe Umsatzsteuer

  5. Elektronische Adresse des Empfängers

    Für Versender und Empfänger wird eine gültige ElectronicAddress BT-34 / BT-49 benötigt.

    Für den Versender wurde dies über Schritt 1 bereits in der Zweigstelle hinterlegt. Für den Empfänger kann dies auf Adress- oder Auftragsebene erfolgen.

    • Am einfachsten ist es , die elektronische Adresse des Empfängers in den Adressdaten zu hinterlegen. Hierzu genügt als Mindestanforderung die Angabe einer gültigen E‑Mail-Adresse im Feld E‑Mail für Rechnung. Diese wird dann automatisch mit dem ElectronicAddressSchemeIdentifier EM verwendet.

      oder

    • Alternativ kann eine Leitweg-ID, GLN oder DUNS im Feld ElectronicAddress in den erweiterten Eigenschaften der Adresse hinterlegt werden. In diesem Fall muss zusätzlich das zugehörige Schema im Feld ElectronicAddressSchemeIdentifier angegeben werden.

  6. Abweichende Einstellungen pro Empfänger

    Für jede Adresse können in den erweiterten Eigenschaften abweichende Einstellungen für die XRechnung hinterlegt werden. Diese überschreiben die Grundeinstellungen der WWS. Einige Einstellungen können zusätzlich im Auftrag, am Artikel oder an der einzelnen Auftragsposition überschrieben werden.

    Zu diesen Einstellungen gehören unter anderem:

  7. Einheiten & Umrechnungsfaktoren

    Für jede Einheit sind Einheitencode (UNECE/Rec 20) und ein Umrechnungsfaktor zu pflegen. Dies erfolgt unter Hauptmenü > Stammdaten > Allgemein > Einheiten

    Tragen Sie dort für jede Einheit einen entsprechenden Einheitencode (UNECE/Rec 20) und einen Umrechnungsfaktor ein. Der Umrechnungsfaktor gibt an, wie viele Basiseinheiten in der jeweiligen Einheit enthalten sind.

    Gültige Einheitencodes finden Sie in der Codeliste.

    Beispiele

    KürzelCodeUmrechnungWWSXRechnung
    StückC6215 Stück5 x C62(Stück)
    10 StückC62102 x 10 Stück20 x C62(Stück)
    100 StückC621001 x 100 Stück100 x C62(Stück)
    200 StückC622001 x 200 Stück200 x C62(Stück)

    Alternative Codes (CEN) für Stück:

    KürzelCodeUmrechnungWWSXRechnung
    100 StückCEN13 x 100 Stück3 x CEN(Hundert)
    200 StückCEN23 x 200 Stück6 x CEN(Hundert)

  8. Berichtausgabe anpassen

    Die Ausgabe einer XRechnung erfolgt automatisch zusammen mit der PDF erstellung der Rechnung, welche unter Hauptmenü > Stammdaten > Berichte angepasst werden kann.

    Damit die XRechnung generiert wird, muss in den Berichten ein Ziel als Dateiarchiv, E-Mail oder E-Mail (Vorschau) hinterlegt sein und bei Dateiformat PDF/A mit Archivierung oder PDF/A ohne Archivierung ausgewählt sein. Siehe Berichte anpassen

    Zusätzlich zur PDF mit eingebetteter XRechnung wird eine XML Rechnung ausgegeben. E-Mails und das Dateiarchiv enthalten daher sowohl eine PDF als auch eine XML Datei.

  9. Testempfänger einrichten

    Optional

    XRechnungen werden in den Grundeinstellungen der WWS nur an die Testempfänger versendet.

    Um einen Testempfänger einzurichten, muss in den Adressdaten des Empfängers in den erweiterten Eigenschaften das Feld Beta-Teilnahme an XRechnung aktiviert werden. Siehe Beta-Teilnahme an XRechnung)

  10. XRechnung im Kontextmenü

    Optional

    Die XRechnung kann im Auftrag über das Kontextmenü > XRechnung erzeugt und angezeigt werden. Kontextmenü

  11. XRechnung global aktivieren

    Nach erfolgreichem Test, kann die XRechnung in den Grundeinstellungen der WWS für alle Empfänger aktiviert werden. Dies erfolgt über die Einstellung Hauptmenü > Systemeinstellungen > Allgemein > Globale Einstellungen > Auftrag > ZUGFeRD in PDF/A einbetten.

Weiterführende Informationen

Section titled “Weiterführende Informationen”

Neben den erforderlichen Stammdaten können in den erweiterten Eigenschaften der Adress-, Artikel- und Auftragsdaten weitere Angaben hinterlegt werden, die für die XRechnung relevant sind. Diese werden im Folgenden beschrieben.

Erweiterte Eigenschaften

Section titled “Erweiterte Eigenschaften”

EORI-Nummer

Section titled “EORI-Nummer”
Optional

Gibt die EORI-Nummer des Kunden an.

  • Ebene: Adresse
  • Global-ID: f3ca5d327009473ead8ea1f11de332b3
  • CII / ZUGFeRD (Syntaxbindung): rsm:CrossIndustryInvoice / ram:SupplyChainTradeTransaction / ram:ApplicableHeaderTradeAgreement / ram:BuyerTradeParty / ram:SpecifiedLegalOrganization / ram:ID

ElectronicAddress

Section titled “ElectronicAddress”
Optional

Elektronische Adresse des Verkäufers oder Käufers, die für den Rechnungsaustausch genutzt wird, z. B. Leitweg-ID, GLN, DUNS oder E-Mail.

Zusätzlich ist das Feld ElectronicAddressSchemeIdentifier auszufüllen. Falls dieses Feld leer bleibt, wird die E-Mail-Adresse aus dem Feld [Verkäufer E-Mail] bzw. [E-Mail für Rechnung] verwendet. In diesem Fall wird als ElectronicAddressSchemeIdentifier EM eingetragen.

Wird das Feld im Auftrag verwendet, überschreibt dieses die ElectronicAddress des Käufers.

  • Ebene: Adresse / Auftrag
  • Global-ID Adresse: e91957ae9e1f443c8ac2786b1a508dad
  • Global-ID Auftrag: aae76670da6e472584b11f66ebc1bec2
  • BT: BT-34 (Seller electronic address) bzw. BT-49 (Buyer electronic address)
  • ZUGFeRD: InvoiceDescriptor.SellerElectronicAddress.Address / InvoiceDescriptor.BuyerElectronicAddress.Address

ElectronicAddressSchemeIdentifier

Section titled “ElectronicAddressSchemeIdentifier”
Erforderlich wenn ElectronicAddress angegeben ist

Gibt das Schema der ElectronicAddress an.

Zulässige Schemen: siehe ElectronicAddressSchemeIdentifiers

  • Ebene: Adresse / Auftrag
  • Praxis: Für deutsche Behörden meist 0204 (Leitweg‑ID). Für B2B häufig 0088 (GLN) oder EM (E‑Mail), sofern vereinbart.
  • Global-ID Adresse: 9460d062b7ff40999a9347ea46a61b3c
  • Global-ID Auftrag: 5bc7455ef3c14bc1bbae1a0bb37dea29
  • BT: BT-34-1 / BT-49-1 (Scheme identifier)
  • ZUGFeRD: InvoiceDescriptor.SellerElectronicAddress.ElectronicAddressSchemeID / InvoiceDescriptor.BuyerElectronicAddress.ElectronicAddressSchemeID

Rechtliche Informationen BT-33

Section titled “Rechtliche Informationen BT-33”
Pflichtfeld

In der Zweigstelle stehen hier rechtliche Angaben des Verkäufers, z. B. Handelsregister, AGBs usw.

  • Ebene: Adresse / Auftrag
  • Global-ID Adresse: fc310d4a6dc8450d8c7e26408e8c15a2
  • Global-ID Auftrag: 36a964db624b4ecbbc6d4de0cf8b94a9
  • BT: BT-33 (Seller additional legal information)
  • ZUGFeRD: InvoiceDescriptor.Seller.Description

Geschachtelte Artikel in Rechnung

Section titled “Geschachtelte Artikel in Rechnung”
Optional / Standardwert: Ja

Definiert, ob Unterartikel als eigene Rechnungszeilen ausgegeben werden oder im Hauptartikel enthalten bleiben.

Die Einstellung wird in folgender Reihenfolge ausgewertet. Eine spätere Angabe überschreibt die zuvor ermittelte Einstellung:

  1. Standardwert der WWS: Ja
  2. Adresse
  3. Auftrag
  4. Artikel
  5. Auftragsposition

Die Einstellungen am Artikel und an der Auftragsposition gelten jeweils nur für die betroffene Position.

Aktiviert: Unterartikel als eigene Rechnungszeilen
Section titled “Aktiviert: Unterartikel als eigene Rechnungszeilen”

Unterartikel werden rekursiv als eigene TradeLineItem-Positionen ausgegeben und über die ParentLineId dem Hauptartikel zugeordnet. Der Preis der ausgegebenen Unterpositionen wird vom Preis des Hauptartikels abgezogen, sodass sich der Gesamtbetrag der Rechnung nicht verändert.

Beispiel

Ausgangsdaten:

  • Hauptartikel Notebook Bundle: 1.200,00 EUR
  • Unterartikel Dockingstation: 200,00 EUR
  • Unterartikel Tasche: 50,00 EUR

Ausgabe:

RechnungspositionBetrag
Notebook Bundle950,00 EUR
Dockingstation200,00 EUR
Tasche50,00 EUR
Gesamt1.200,00 EUR
Deaktiviert: Unterartikel bleiben im Hauptartikel
Section titled “Deaktiviert: Unterartikel bleiben im Hauptartikel”

Unterartikel werden nicht als eigene Rechnungszeilen ausgegeben. Der Hauptartikel behält seinen vollständigen Preis. Wie die enthaltenen Unterartikel beschrieben werden, hängt vom gewählten Profil ab:

  • Erweitertes Profil: strukturierte Ausgabe als enthaltene Referenzprodukte, einschließlich Artikelnummer, Menge und Einheit
  • XRechnung-Profil: vereinfachte Ausgabe als Produktmerkmale, beispielsweise IncludedProduct = MOUSE

Beispiel

  • Rechnungsposition Notebook Bundle: 1.200,00 EUR

  • Dockingstation und Tasche werden nur als enthaltene Bestandteile des Hauptartikels übergeben.

  • Es erfolgt keine Preisaufteilung auf Unterpositionen.

  • Ebene: Adresse / Auftrag / Artikel / AuftragArtikel

  • Global-ID Adresse: 08ec8c3ecd204475a21ae2a8ee9e8be1

  • Global-ID Auftrag: 049243f637f54382ad8eefc4033db4d2

  • Global-ID Artikel: 7cffca15b974424ca4d1554ab6ee707a

  • Global-ID AuftragArtikel: 358f7067074241db853de664487b2db0

Buyer Reference

Section titled “Buyer Reference”
Optional

Definiert die Buyer Referenz BT-10, nicht die Bestellnummer. Kann auf Auftragsebene überschrieben werden.

Falls Buyer Referenz nicht explizit gesetzt wird, versucht WWS diese aus Kundenreferenz 3 der Artikelpositionen zu generieren, sofern nur eine Kundenreferenz 3 angegeben wurde.

Wird Buyer Referenz auf keiner Ebene angegeben, wird - verwendet, da dieses Feld in XRechnung ein Pflichtfeld ist.

  • Ebene: Adresse / Auftrag
  • Global-ID Adresse: ceef98b1cd874592add621f06838d2b2
  • Global-ID Auftrag: c91d8c14408e400b8551224bb0ed718b
  • BT: BT-10 (Buyer reference)
  • ZUGFeRD: InvoiceDescriptor.ReferenceOrderNo

Beta-Teilnahme an XRechnung

Section titled “Beta-Teilnahme an XRechnung”
Optional

Erstellt für den Kunden auch dann eine XRechnung, wenn dies in den Grundeinstellungen der WWS deaktiviert wurde.

  • Ebene: Adresse
  • Global-ID: 2669c4614a3c4d17ba8cb3064c09a908

Business Process

Section titled “Business Process”
Optional

Definiert den Business Process auf Adressebene. Dies kann im Auftrag überschrieben werden. Wenn dieses Feld auf allen Ebenen leer ist, wird der Standardwert verwendet: urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0

  • Ebene: Adresse / Auftrag
  • Global-ID Adresse: cbcc91b84c2c4899ac16d7c5ab7cf827
  • Global-ID Auftrag: 57aea2ccb7ba445db5e41619cc82ca14
  • BT: BT-23 (Business process)
  • ZUGFeRD: InvoiceDescriptor.BusinessProcess

Erweitertes Profil

Section titled “Erweitertes Profil”
Optional / Standardwert: Ja

Legt das verwendete XML-Profil fest. Die Einstellung wird ausschließlich auf Adressebene ausgewertet und kann im Auftrag nicht überschrieben werden.

EinstellungVerwendetes Profil
aktiviert oder nicht angegebenProfile.Extended
deaktiviertProfile.XRechnung

Das erweiterte Profil ermöglicht eine detailliertere Struktur. Dies ist insbesondere relevant, wenn Unterartikel nicht als eigene Rechnungszeilen ausgegeben werden.

Beispiel: PC-Set mit enthaltenen Komponenten

  • Hauptartikel PC-SET: 1.000,00 EUR
  • enthaltene Artikel MOUSE und KEYBOARD
  • Geschachtelte Artikel in Rechnung ist deaktiviert.

Bei aktiviertem erweiterten Profil können MOUSE und KEYBOARD als strukturierte enthaltene Referenzprodukte ausgegeben werden. Dabei können unter anderem Artikelnummer, Menge und Mengeneinheit übergeben werden.

Beim reinen XRechnung-Profil werden die enthaltenen Artikel vereinfacht als Produktmerkmale ausgegeben, beispielsweise:

  • IncludedProduct = MOUSE
  • IncludedProduct = KEYBOARD

Der Preis von 1.000,00 EUR verbleibt in beiden Fällen vollständig auf der Position PC-SET.

  • Ebene: Adresse
  • Global-ID: aaf65b4f168c415c98e4838386d609b5
  • ZUGFeRD: InvoiceDescriptor.Profile

Ist B2G

Section titled “Ist B2G”
Optional / Standardwert: Nein

Aktiviert die für Rechnungen an Behörden benötigte textuelle Darstellung bestimmter Zahlungsbedingungen. Die Einstellung wird zunächst aus der Adresse gelesen und kann anschließend im Auftrag überschrieben werden.

Deaktiviert: strukturierte Zahlungsbedingungen
Section titled “Deaktiviert: strukturierte Zahlungsbedingungen”

Skonto- und Verzugsangaben werden als strukturierte Zahlungsbedingungen hinterlegt, beispielsweise:

  • zahlbar innerhalb von 10 Tagen mit 2 % Skonto
  • zahlbar innerhalb von 30 Tagen netto
Aktiviert: B2G-Codierung als Text
Section titled “Aktiviert: B2G-Codierung als Text”

Skonto- und Verzugsangaben werden in einem codierten Textformat ausgegeben, beispielsweise:

#SKONTO#TAGE=10#PROZENT=2.00#
#VERZUG#TAGE=30#PROZENT=0.00#
  • Ebene: Adresse / Auftrag
  • Global-ID Adresse: 1FBFA610C9E7492A87CE86A1DD117D11
  • Global-ID Auftrag: 5e764fcf6336476facc7b4e558759bea

EU-Warennummer

Section titled “EU-Warennummer”
Optional

Gibt die EU-Warennummer für den Artikel an.

  • Ebene: Artikel / AuftragArtikel
  • Global-ID Artikel: 78b0612a380945bf90f7dbdad006f27e
  • Global-ID AuftragArtikel: 6cd9d4d885fc4e00858d08e399079cb7
  • BT: BT-158 (Item classification identifier)
  • ZUGFeRD: InvoiceDescriptor.TradeLineItem.DesignatedProductClassification.ClassCode + listID=HS

BuyerAssignedID

Section titled “BuyerAssignedID”
Optional
  • Ebene: Artikel / AuftragArtikel
  • Global-ID Artikel: 8410085c6d5e4201b67de69dd733b39e
  • Global-ID AuftragArtikel: e2b9e3f165c947f09e25ae6fa4ae5c3e
  • BT: BT-132 (Item buyer’s identifier)
  • ZUGFeRD: InvoiceDescriptor.TradeLineItem.BuyerAssignedID

Ist Zuschlag / Nachlass

Section titled “Ist Zuschlag / Nachlass”
Optional

Definiert, dass eine Position nicht als normale Artikelzeile, sondern als Zuschlag oder Nachlass ausgegeben werden soll.

  • Als Unterartikel: Der Betrag wird als Charge oder Allowance am übergeordneten Hauptartikel hinterlegt.
  • Auf oberster Ebene: Der Betrag wird als Zuschlag oder Nachlass auf Rechnungsebene ausgegeben.

Beispiel als Unterartikel

Eine Maschine enthält die Unterposition Verpackungszuschlag mit 50,00 EUR. Ist die Option aktiviert, erscheint der Verpackungszuschlag nicht als normale Artikelposition, sondern als Zuschlag zur Maschinenposition.

Beispiel auf Rechnungsebene

Eine Position Sonderrabatt über 100,00 EUR kann auf oberster Ebene als Nachlass auf den Rechnungsbetrag ausgegeben werden.

  • Ebene: Artikel / AuftragArtikel
  • Global-ID Artikel: a15a99b502cf440680b5df34988b2047
  • Global-ID AuftragArtikel: 78a97fb134d049709a119fd95d9687c9
  • ZUGFeRD: InvoiceDescriptor.TradeLineItem.TradeAllowanceCharges

SubjectCode für NurText Artikel

Section titled “SubjectCode für NurText Artikel”
Optional

Gibt für Nur-Text-Artikel den Subject Code an.

  • Ebene: Artikel / AuftragArtikel
  • Gültige SubjectCodes sind:
    • AAC → Gefahrgut – zusätzliche Informationen
    • AAI → Allgemeine Informationen
    • AAJ → Zusätzliche Konditionen zum Kauf / Eigentumsvorbehalt
    • ABN → Buchhaltungsinformationen
    • AAK → Preiskonditionen / Angaben zu Entgeltminderungen
    • ACB → Zusätzliche Angaben
    • ADU → Hinweis / Bemerkung
    • PMT → Zahlungsinformation (Abtretung der Forderung / Zession)
    • PRF → Preiskalkulationsschema, z. B. Zählerstand oder Abrechnungsdetails
    • REG → Regulatorische Informationen, z. B. Geschäftsführer oder HR-Nummer
    • SUR → Lieferantenhinweise / Bemerkungen des Lieferanten
    • TXD → Grund der Steuerbefreiung
    • AET → Anweisungen an die Bank (zahlende/akzeptierende/verhandelnde Bank)
    • COI → Bestellinformationen
  • Global-ID Artikel: 2fc3995626954baf998f04cdff355c26
  • Global-ID AuftragArtikel: 4080f693ca2c438c9d0eb58b4684e99b
  • ZUGFeRD: InvoiceDescriptor.Notes.SubjectCode / InvoiceDescriptor.TradeLineItem.AssociatedDocument.Notes.SubjectCode

Praxisbeispiele für die Ausgabe

Section titled “Praxisbeispiele für die Ausgabe”

Die folgenden Beispiele zeigen das Zusammenspiel der drei Optionen Erweitertes Profil, Geschachtelte Artikel in Rechnung und Ist B2G.

Als Ausgangssituation dient eine Maschine mit einem Gesamtpreis von 8.000,00 EUR:

  • enthaltene Steuerung: 1.500,00 EUR
  • enthaltener Sockel: 500,00 EUR
  • Zahlungsbedingung: 14 Tage mit 2 % Skonto

Beispiel 1: Erweitertes Profil und geschachtelte Positionen

Section titled “Beispiel 1: Erweitertes Profil und geschachtelte Positionen”
OptionWert
Erweitertes ProfilJa
Geschachtelte Artikel in RechnungJa
Ist B2GNein

Ausgabe der Positionen:

RechnungspositionBetrag
Maschine6.000,00 EUR
Steuerung1.500,00 EUR
Sockel500,00 EUR
Gesamt8.000,00 EUR

Die Unterartikel werden als eigene Rechnungszeilen ausgegeben. Die Zahlungsbedingungen werden strukturiert hinterlegt.

Beispiel 2: Erweitertes Profil ohne geschachtelte Positionen

Section titled “Beispiel 2: Erweitertes Profil ohne geschachtelte Positionen”
OptionWert
Erweitertes ProfilJa
Geschachtelte Artikel in RechnungNein
Ist B2GNein

Es wird nur die Position Maschine mit 8.000,00 EUR ausgegeben. Steuerung und Sockel werden als strukturierte enthaltene Referenzprodukte am Hauptartikel hinterlegt. Dabei können Artikelnummer, Menge und Einheit übergeben werden.

Beispiel 3: XRechnung-Profil ohne geschachtelte Positionen

Section titled “Beispiel 3: XRechnung-Profil ohne geschachtelte Positionen”
OptionWert
Erweitertes ProfilNein
Geschachtelte Artikel in RechnungNein
Ist B2GNein

Es wird ebenfalls nur die Position Maschine mit 8.000,00 EUR ausgegeben. Steuerung und Sockel werden jedoch nur vereinfacht als Produktmerkmale des Hauptartikels übergeben.

Beispiel 4: Behörde mit geschachtelten Positionen

Section titled “Beispiel 4: Behörde mit geschachtelten Positionen”
OptionWert
Erweitertes ProfilJa
Geschachtelte Artikel in RechnungJa
Ist B2GJa

Die Preisaufteilung entspricht Beispiel 1. Die Zahlungsbedingung wird jedoch in der B2G-Codierung ausgegeben:

#SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.00#

Weitere Informationen

Section titled “Weitere Informationen”

Lieferdaten (Despatch Advice)

Section titled “Lieferdaten (Despatch Advice)”
  • Mit Lieferschein:
    • Lieferdatum = Datum des Lieferscheins
    • Nummer = Lieferscheinnummer
  • Ohne Lieferschein:
    • Lieferdatum = Positionsdatum (Soll-/Lieferdatum)
    • Nummer bleibt leer

Bestell‑ und Kundenreferenzen

Section titled “Bestell‑ und Kundenreferenzen”

In EN 16931 ist nur eine Bestellnummer BT-13 am Rechnungs‑Kopf zulässig. Mehrere Bestellungen pro Rechnung sind formal nicht vorgesehen.

  • Mapping in WWS MaX:

    • Nur eine Kundenreferenz in der Rechnung → diese wird als BT-13 (Purchase order reference) verwendet.
    • Kundenreferenz 2 → LineID (Bestellpositions-ID)
    • Kundenreferenz 3 → BT-10 (Buyer reference)
    • Keine Kundenreferenz 3 und keine explizit angegebene Buyer Referenz auf Auftragsebene → Rechnungsreferenz BT-10 = -

  • Mehrere Kundenreferenzen in einer Rechnung → BT-13 am Kopf nicht befüllen.

Stattdessen LineID je Position als Kundenreferenz-Kundenreferenz2.

Wiederkehrende Rechnungen

Section titled “Wiederkehrende Rechnungen”

Für wiederkehrende Rechnungen wird der Abrechnungszeitraum (BillingPeriod) sowohl für den Auftrag als auch alle Unterpositionen automatisch gesetzt.

B2C

Section titled “B2C”

Für Brutto-Rechnungen / Rechnungen an private Endverbraucher wird keine XRechnung erzeugt.

Hierarchien, Zubehör, Textpositionen

Section titled “Hierarchien, Zubehör, Textpositionen”

  • Geschachtelte Positionen aktiviert:

    • Unterartikel werden als eigene Rechnungszeilen ausgegeben.
    • Die Zuordnung zum Hauptartikel erfolgt über ParentLineId.
    • Unterpositionen können beispielsweise als 1.1, 1.2, … gekennzeichnet werden.
    • Der Betrag der Unterpositionen wird vom Hauptartikel abgezogen.

  • Geschachtelte Positionen deaktiviert:

    • Nur der Hauptartikel wird als preisführende Rechnungszeile ausgegeben.
    • Im erweiterten Profil werden Zubehörteile ohne eigenen Einzelpreis als strukturierte enthaltene Referenzprodukte übergeben.
    • Im XRechnung-Profil werden sie vereinfacht als Produktmerkmale ausgegeben, beispielsweise IncludedProduct = MOUSE.

  • Reine Textzeilen:

    • auf oberster Ebene: Ausgabe als Notiz auf Rechnungsebene
    • als Unterartikel: Ausgabe als Freitext zum übergeordneten Artikel
    • keine eigene preisführende Rechnungszeile

  • Zuschläge und Nachlässe:

    • als Unterartikel: Charge oder Allowance am Hauptartikel
    • auf oberster Ebene: Zuschlag oder Nachlass auf Rechnungsebene