E-Mail Verwaltung

E-Mail Konten können in WWS MaX zum versenden und zum empfangen von E-Mails verwendet werden.

E-Mail Versand

Automatischer Versand

Der Versand wird üblicherweise für automatische Benachrichtigungen, wie z.B. Auftragsbestätigungen oder Rechnungen verwendet. Es können jedoch auch manuell E-Mails aus dem Dokumentenverwaltungsssystem erstellt werden.

Das Konto für den Versand wird in den Berichten (Hauptmenü > Stammdaten >Berichte) festgelegt.

Manueller Versand

E-Mail Konten können nach der Konfiguration in der Benutzerverwaltung (Hauptmenü > Stammdaten > Benutzerverwaltung) einem Benutzer zugeordnet werden.

Manuelle E-Mails können dann direkt aus dem Dokumentenverwaltungssystem erstellt und versendet werden. Hierzu wird in einem beliebigen Ordner über Rechten Mausklick das Kontextmenü geöffnet und die Option Neu Datei > E-Mail ausgewählt. Die Mail wird anschließend im E-Mail Editor geöffnet, wo der Benutzer den Empfänger, Betreff und den Inhalt der Nachricht eingeben kann, bevor sie versendet wird.

Der Versand erfolgt über das konfigurierte ausgehende E-Mail Konto des Benutzers und wird im aktuellen Ordner gespeichert.

E-Mail Empfang

Der E-Mail Empfang ruft zyklisch neue E-Mails ab und speichert diese im Dokumentenverwaltungssystem.

Dabei können Anhänge wie PDF und XML Dateien direkt extrahiert und als eigenständige Dokumente neben der E-Mail abgelegt werden.

Die Dokumente und E-Mails können anschließend im Dokumentenverwaltungssystem durch die Volltextsuche oder die automatische Vorschlagsliste der Kontoauszugsverwaltung gefunden werden.

Der Posteingang kann über Start > Posteingang geöffnet werden.

Hinweis

Damit der Posteingang angezeigt wird, muss dem Benutzer die Berechtigung Hauptmenü: Posteingang bzw. TileItem_Posteingang zugewiesen werden.

Damit der Benutzer auch auf die darin enthaltenen E-Mails zugreifen kann, muss ihm zusätzlich die Berechtigung Lesen in der Postfachkonfiguration zugewiesen werden. (Siehe E-Mail Konten einrichten)

E-Mail Konten einrichten

Um ein E-Mail Konto in WWS MaX einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie WWS MaX und navigieren Sie zu Hauptmenü > Stammdaten > E-Mail Konten.

2. Klicken Sie auf Neues E-Mail Konto hinzufügen.

3. Geben Sie die erforderlichen Informationen für das E-Mail Konto ein, wie z.B. E-Mail Adresse, Benutzername, Passwort, eingehender und ausgehender Mailserver.

4. Testen Sie die Verbindung, um sicherzustellen, dass die Einstellungen korrekt sind.

5. Falls es sich um ein Postfach mit E-Mail Empfang handelt, führen Sie einen Rechten Mausklick auf das Postfach aus und wählen Sie Berechtigungen für Posteingang aus.

6. Konfigurieren Sie die Berechtigungen nach Bedarf. Nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können auf die abgerufenen E-Mails zugreifen.

7. Die Änderungen werden beim Wechsel auf ein anderes Konto oder das Verlassen des Fensters automatisch gespeichert.