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WWS MaX Handbuch

Dokumenten Explorer

Texterkennung von Bildern und PDF-Dateien

Section titled “Texterkennung von Bildern und PDF-Dateien”

PDF und Bilddateien können im Dokumenten-Explorer direkt per Kontextmenü in durchsuchbare PDF-Dateien umgewandelt werden.

Markieren Sie dazu ein oder mehrere Dokumente, führen Sie einen rechten Mausklick aus und klicken Sie anschließend auf Aktionen > OCR durchführen.

Die gleiche Funktion steht auch im PDF-Viewer zur Verfügung. Dort können Sie die OCR-Funktion ebenfalls über Aktionen > OCR durchführen aufrufen.

Nach der Texterkennung können in der PDF-Vorschau und im PDF-Viewer die Inhalte der PDF-Datei durchsucht, markiert und kopiert werden.

Volltextsuche

Section titled “Volltextsuche”

Manuelle Volltextsuche

Section titled “Manuelle Volltextsuche”

Alle in der WWS abgelegten Dokumente werden automatisch in die Volltextsuche einbezogen und können über die Suchfunktion im Dokumenten-Explorer gefunden werden. Dies gilt unter anderem für folgende Dokumentformate:

  • PDF inklusive eingebetteter Dokumente (z.B. ZUGFeRD, XRechnung) (Bei entsprechender Konfiguration auch per OCR von gescannten Dokumenten)
  • Bilddateien (z.B. jpg, png - Nur Metadaten)
  • Textdateien (z.B. txt, docx, doc, html, md, rtf)
  • Tabellen (z.B. xlsx, xls)
  • E-Mails (z.B. eml, msg - inklusive Anhänge)
  • E-Rechnungen (xml)

Die Volltextsuche wird gestartet wenn in einem beliebigen Ordner ein Suchtext oben rechts in das Suchfeld eingegeben wird.

In der zusätzlichen RibbonBar, welche automatisch eingeblendet wird, kann der Suchbereich eingestellt werden.

Wird das Suchfeld gelöscht, oder die Schaltfläche Suche beenden betätigt, wird die Volltextsuche beendet und der normale Ordnerinhalt wieder angezeigt.

Während die Suche aktiv ist, verfügt das Kontextmenü der Dateien über zusätzliche Optionen: In aktiven Ordner kopieren und In aktiven Ordner verschieben. Mit diesen Optionen können Dateien direkt aus den Suchergebnissen heraus in den aktuell geöffneten Ordner kopiert oder verschoben werden, welcher vor dem Start des Suchmodus sichtbar war.

Obwohl meist die freie Eingabe eines Suchbegriffs ausreicht, kann die Volltextsuche auch mit spezieller Syntax verfeinert werden:

  • Max Mustermann

    Sucht nach Dokumenten in denen Max oder Mustermann vorkommen.

  • "Max Mustermann"

    Sucht nach Dokumenten in denen die Phrase Max Mustermann vorkommt. Dabei werden auch Dokumente gefunden welche beispielsweise Max Mustermann GmbH enthalten. oder Max E. Mustermann enthalten. Die beiden Wörter müssen nur nahe beieinander stehen.

  • R1567345

    Sucht nach Dokumenten in denen die Referenznummer R1567345 vorkommt.

  • {R12 2344}

    Sucht nach Dokumenten in denen die Referenznummer R12 2344 vorkommt. Die geschweiften Klammern ermöglichen die Suche nach Referenznummern mit Leerzeichen.

  • "Max Mustermann" R12345 [KD63445]

    Sucht vorrangig nach R12345, berücksichtigt aber auch die anderen Suchbegriffe wie "Max Mustermann". KD63445 wird hingegen als Nachrangig betrachtet. Dokumente welche nur KD63445 enthalten werden herabgestuft, während dokumente mit R12345 und einem der beiden anderen Treffer hoch eingestuft werden.

  • "Max Mustermann" R12345 R2345 R34567 {R12 2344} [KD63445]

    Dieses Beispiel zeigt eine komplexere Suchanfrage, bei der mehrere Referenznummern vorrangig gesucht werden, während die Suchbegriffe in den eckigen Klammern nachrangig behandelt werden. Diese Abfrage findet daher sehr warscheinlich mit einer Abfrage alle vier Rechnungen der Max E. Mustermann GmbH.

Automatische Volltextsuche

Section titled “Automatische Volltextsuche”

In Kontoauszüge ist eine automatische Volltextsuche verfügbar, welche selbständig Dokumente für die Zuordnung zu Kontoauszügen vorschlägt.

Um die Genauigkeit dieser automatischen Volltextsuche zu erhöhen, wird der Buchungstext analysiert und die gefundenen Begriffe und Nummern unterschiedlichen Prioritäten zugeordnet. Um die Genauigkeit zu erhöhen, können die Parameter in Hauptmenü > Systemeinstellungen > Bank Kontoauszug Parser angepasst werden.

Einstellungen

Section titled “Einstellungen”

Sortierung

Section titled “Sortierung”

Die Sortierung der Dokumente kann im Dokumenten-Explorer direkt durch klick auf die gewünschte Spalte geändert werden. Zusätzlich stehen in der Registerkarte > Ansicht weitere Optionen zur Verfügung um die Sortierung zu beeinflussen.

Folgende Erweiterte Optionen stehen zur Verfügung:

  • Alphabetisch / Normal

    • 1
    • 19
    • 2
    • 2023
    • 2024
    • 2025
    • 21
    • Allgemein
    • Ordner 10
    • Ordner 2

  • Natürlich

    • 1
    • 2
    • 19
    • 21
    • 2023
    • 2024
    • 2025
    • Allgemein
    • Ordner 2
    • Ordner 10

  • Natürlich, danach Jahre absteigend

    • 1
    • 2
    • 19
    • 21
    • Allgemein
    • Ordner 2
    • Ordner 10
    • 2025
    • 2024
    • 2023

  • Buchstaben, danach Zahlen

    • Allgemein
    • Ordner 2
    • Ordner 10
    • 1
    • 2
    • 19
    • 21
    • 2023
    • 2024
    • 2025

  • Buchstaben, danach Zahlen absteigend

    • Allgemein
    • Ordner 2
    • Ordner 10
    • 2025
    • 2024
    • 2023
    • 21
    • 19
    • 2
    • 1