Ordnerverwaltung

Mit Ordner-Richtlinien können Dokumentenordner in Aufträgen, Artikeln und anderen Bereichen automatisch angelegt werden. Zusätzlich lassen sich deren Berechtigungen individuell steuern.

Die Pflege erfolgt unter Stammdaten > Ordner-Richtlinien.

Im Datenpfad der Auftragsverwaltung finden sich typischerweise die beiden Ordner Dokumente und FolderPolicies.

Im Ordner Dokumente liegen die eigentlichen Dateien für Artikel, Aufträge und andere Objekte. Im Ordner FolderPolicies liegen die Vorlagen für automatisch anzulegende Unterordner.

Beispiel

Im Pfad [Datenpfad]\Dokumente\Aufträge\0014\0849\ liegen die Dokumente eines Auftrags, zum Beispiel AB140849.

Wenn dort beim Öffnen zunächst nur ein leerer Ordner sichtbar ist, können über FolderPolicies automatisch Unterordner angelegt werden, etwa Rechnungen und Allgemein.

Dazu werden diese Unterordner in [Datenpfad]\FolderPolicies\Dokumente\Aufträge angelegt. Beim Erstellen eines passenden Auftragsordners werden sie dann ohne Inhalt, aber mit den konfigurierten Berechtigungen, in den realen Dokumentenpfad übernommen.

Basisberechtigungen für den Ordner `FolderPolicies`

Damit das Erstellen neuer Ordner und das Kopieren der Berechtigungen korrekt funktioniert, müssen die Zugriffsrechte passend gesetzt werden.

Die Vererbung übergeordneter Berechtigungen sollte für diesen Ordner deaktiviert werden. Nicht benötigte Einträge sollten entfernt werden.

Für den Ordner FolderPolicies sind folgende Einstellungen erforderlich:

Administratoren oder verantwortliche Benutzer Gilt für: diesen Ordner, Unterordner und Dateien Recht: Vollzugriff
Konto des Systemdienstes Gilt für: diesen Ordner, Unterordner und Dateien Recht: Vollzugriff

Basisberechtigungen für den Ordner `Dokumente`

Auch im Ordner Dokumente sollte die Vererbung übergeordneter Berechtigungen deaktiviert und die Rechte bewusst neu gesetzt werden.

Folgende Berechtigungen sind für ein korrektes Arbeiten der Auftragsverwaltung mindestens erforderlich:

Jeder Gilt für: diesen Ordner, Unterordner Rechte: Ordner durchsuchen, Datei ausführen, Ordner auflisten, Attribute lesen, erweiterte Attribute lesen, Ordner erstellen bzw. Daten anhängen, Berechtigungen lesen
Administratoren oder verantwortliche Benutzer Gilt für: diesen Ordner, Unterordner und Dateien Recht: Vollzugriff
Konto des Systemdienstes Gilt für: diesen Ordner, Unterordner und Dateien Recht: Vollzugriff